E-mail sebagai Alat Komunikasi
1. Pengertian E-mail
E-mail adalah kepanjangan dari electronic mail, yaitu fasilitas komunikasi dalam internet untuk mengirim surat secara elektronik yang dapat menjangkau keseluruh dunia. Dibandingkan dengan surat biasa, e-mail mempunyai keunggulan, yaitu menjamin komunikasi yang lebih aman serta tidak membedakan jarak dan waktu.
2. Fungsi e-mail sebagai Alat Komunikasi
Layaknya sebuah surat, saat dikirimkan harus mempunyai alamat yang jelas agar sampai ke tujuan, demikian juga dengan e-mail. Dengan membuat e-mail, berarti kita sekaligus membuat alamat e-mail kita, missal yoanita@yahoo.com. Untuk memudahkan dalam identifikasi, alamat e-mail dibagi atas tiga bagian, yaitu:
a) Identitas pengguna, disebut juga user ID atau user account
b) Tanda @ (dibaca at), yang berarti berlokasi di.
c) Nama domain, yaitu nama domain di mana pengguna memperoleh e-mail.
Sebagai contoh, e-mail yoanita@yahoo.com, dibaca e-mail yoanita berlokasi di yahoo.com. identitas e-mail adalah yoanita, server domainnya yahoo.com, atau dapat juga dibaca yoanita di server yahoo.com
Fungsi e-mail sebagai alat komunikasi antara lain sebagai berikut:
a) Sarana surat-menyurat secara elektronik
b) Sarana komunitas diskusi (groups), dan
c) Sarana komunikasi online (chat)
3. Keunggulan, kelemahan dan Etika dalam E-mail
E-mail memiliki keunggulan dibandingkan dengan surat konvensional yang menggunakan kertas. Keunggulan e-mail sebagai alat komunikasi, yaitu dari kecepatan transfer data dan broadcast. Sedangkan kelemahan e-mail adalah adakalanya informasi yang ada di dalam e-mail harus dikonfirmasi ulang kepada penerima dan pengirim. Email juga tidak senyaman melalui percakapan dengan telpon. Pada e-mail juga dapat tercermin sifat atau emosi seseorang, misalnya penulisan tanda baca, penulisan huruf besar dan kecil, serta huruf membuat pembacanya menafsirkan lain.
Beberapa etika yang dapat digunakan dalam membuat e-mail, yaitu:
a) Gunakan subjek email dengan singkat dan mengambarkan isi e-mail
b) Hindari penggunaan huruf besar yang berlebihan
c) Hindari kesalahan ketik dan struktur kalimat yang tidak baik.
4. Jenis E-mail
Secara garis besar, e-mail dapat dibedakan menjadi dua:
a) E-mail Berbasis SMTP/PO
E-mail berbasis SMTP/POP adalah e-mail yang menggunakan server SMTP/POP (simple mail transfer protocol/post office protocol), yaitu komputer server yang dapat mengirimkan e-mail yang dituju dan sebaliknya. Kelebihan dari POP mail adalah e-mail jenis ini dapat dibaca dalam kondisi offline (tidak terhubung ke Internet). Kekurangan POP mail adalah kita tidak bisa membuka e-mail di sembarang tempat.
b) E-mail berbasis web
E-mail berbasis web berbeda dengan e-mail berbasis POP. Pada e-mail berbasis web, pengguna tidak perlu memiliki account POP pada server SMTP/POP karena akses e-mail dilakukan melalui web dengan menggunakan salah satu program browser di Internet. Beberapa contoh web browser yang menyediakan layanan e-mail gratis di antaranya Yahoo (mailyahoo.com), google (Gmail.google.com).Kelebihan e-mail berbasis web adalah biasanya diberikan secara gratis. Selain itu kita dapat mengecek e-mail dari mana saja. Kekurangan e-mail berbasis web adalah kita hanya bisa membaca e-mail dalam keadaan online, sehingga membutuhkan biaya koneksi ke Internet yang lebih besar.
Berikut ini perbedaan antara web mail dan POP mail:
Web mail
|
POP mail
|
Harus diakses melalui web
|
Diakses menggunakan Outlook
|
Dapat dibaca secara online atau offline
|
Hanya dapat dibaca secara offline
|
dapat dakses dimana saja, baik di warnet, rumah, maupun kantor
|
Hanya dapat diakses dari komputer tertentu
|
Dapat digunakan secara gratis atau bayar
|
Harus mempunyai account
|
Memerlukan web browser
|
Tidak memerlukan web browser
|
Kapasitas penyimpanan terbatas sesuai layanan dari web browser, misalnya Plasa 10 MB, Yahoo 6MB, dan Hotmail 2 MB
|
Ruang penyimpanan relatif tidak terbatas
|
5. Pendaftaran E-mail
1) Memperoleh layanan e-mail
Untuk memperoleh layanan e-mail, ada beberapa cara yedia e-mail pendaftaran yang dapat dilakukan, yaitu:
a) Melalui penyedia e-mail gratis
Contoh website penyedia layanan e-mail gratis, diantaranya: www.yahoo.com, www.plasa.com,www.google.com dan www.hotmail.com
b) Melalui undangan
c) Melalui ISP
d) Dari tempat bekerja (perusahaan)
Layanan e-mail ini bersifat kedinasan, biasanya untuk perusahaan, instansi maupun lembaga pendidikan.
e) Dengan membeli atau menyewa
Layanan e-mail ini berbayar untuk jangka waktu tertentu. Kelebihannya adalah dalam hal kapasitas penyimpanan yang besar, misalnya 40 GB.
2) Faktor dalam memilih layanan e-mail
Untuk memilih layanan e-mail, ada beberapa factor yang sebaiknya diperhatikan, yaitu:
a) Kredibilitas Domain
Faktor ini mempertimbangkan asal domain servernya. Jangan menggunakan alamat e-mail yang menurunkan kredibilitas, misalnya user@bingung.com dan user@korupsi.com.
b) Stabilitas layanan
Stabilitas layanan e-mail yang baik adalah yang memiliki umur panjang, perusahaannya kuat, aksesnya cepat dan memiliki layanan professional.
c) Kapasitas penyimpanan data
d) Waktu aktif account
e) Fasilitas layanan
f) Iklan
g) Kemampuan akses POP (Post Office Protocol)
3) Melakukan pendaftaran E-mail
Sebagai contoh, kita akan melakukan pendaftaran e-mail melalui layanan e-mail dari mail.yahoo.com Layanan e-mail dari Yahoo banyak digunakan, karena memiliki fasilitas-fasilitas layanan yang kita perlukan dalam chatting dan mailing list. Berikut langkah-langkah untuk membuat e-mail baru pada Yahoo! Mail:
- Pastikan komputer terlebih dahulu terhubung dengan internet.
- Ketik http://mail.yahoo.com pada address bar lalu tekan enter sehingga internet akan terkoneksi dengan website Yahoo.
- Klik pilihan sign Up atau Create new Account . (Lihat Gambar 1. Halaman web mail.yahoo.com, di Pojok kanan atas)
- Pada kotak isian registrasi, ketikkan semua data yang diperlukan.
- Isi nama user anda pada kotak First name dan Last Name
- Pilih jenis kelamin pada kotak pilihan gender
- Isi tanggal lahir anda pada kotak Birthday
- Pilih negara alamat anda
- Ketik Yahoo! ID yang anda inginkan, klik check untuk mengetahui apakah Yahoo! ID masih tersedia.
- Isi password dan isi kembali pada kotak isian Re-type password
- Pilih daftar pertanyaan keamanan pada kotak pilihan security question dan isi jawabannya pada kotak Your Answer.
- Pada bagian Verify Your Registration isikan pada kotak isian dengan kode yang terlihat pada gambar di bawahnya.
- Klik Create My account
- Jika berhasil maka akan muncul tulisan “Registration Complete: welcome User pada layar. Apabila terjadi kegagalan, maka akan tampil perintah untuk memperbaiki kembali data yang telah dimasukkan.
- Jika Registration Complete, klik tombol Continue to Yahoo! Mail untuk masuk ke Yahoo! Mail.
- Pada halaman Yahoo! Mail, anda akan menerima sebuah surat baru dari Yahoo! Mail.
( Lihat Gambar 2. Halaman Yahoo! Registration, di Pojok kanan atas)
- Jika berhasil maka akan muncul tulisan “Registration Complete: welcome User pada layar. Apabila terjadi kegagalan, maka akan tampil perintah untuk memperbaiki kembali data yang telah dimasukkan.
- Jika Registration Complete, klik tombol Continue to Yahoo! Mail untuk masuk ke Yahoo! Mail.
- Pada halaman Yahoo! Mail, anda akan menerima sebuah surat baru dari Yahoo! Mail.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar